Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die helpful bits GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie screenwhisper.ai besuchen und wenn Sie die Mac-App ScreenWhisper und ihre Online-Dienste nutzen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

E-Mail: info [at] helpfulbits.com
Telefon: +49 171 4709677

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Senden Sie Fragen und Anfragen zum Datenschutz an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Zusammenfassung

• Ihre Aufnahmen, Ergebnisse und Ihr Diktatverlauf werden auf Ihrem Mac gespeichert.
• Eine Aufnahme, ein Diktat oder ein Text verlässt Ihren Mac nur, wenn Sie ihn verarbeiten lassen. Er geht an den ScreenWhisper-Server Ihrer Region und von dort an Google Gemini. Der Server speichert die Inhalte nicht und löscht seine Kopien nach jeder Anfrage.
• Für Ihr Konto speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre Anmelde-ID.
• Stripe verarbeitet Ihre Zahlungen. Wir sehen und speichern Ihre Kartennummer nicht.
• Die Website verwendet keine Analyse, keine Werbung und keine Tracking-Cookies.

3. Website

Hosting und Server-Logs

Die Website läuft auf einem Server der InterServer, Inc. in den USA. Cloudflare, Inc. ist der Website als Proxy vorgeschaltet und schützt sie vor Angriffen. Wenn Sie eine Seite öffnen, sendet Ihr Browser technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angeforderte Seite, die verweisende Seite sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Der Webserver schreibt diese Daten in eine Logdatei. Die Logdateien werden nach 14 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die sichere Bereitstellung der Website sowie das Erkennen und Beheben von Fehlern und Angriffen.

Speicherung auf Ihrem Gerät

Die Website setzt ein Cookie, NEXT_LOCALE, das die Sprache der Seite speichert. Wenn Sie ein helles oder dunkles Design wählen, speichert die Website diese Wahl im lokalen Speicher Ihres Browsers unter dem Schlüssel theme. Beides ist erforderlich, um die Website so anzuzeigen, wie Sie es wünschen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Beides dient nicht dazu, Sie zu identifizieren. Sie können beides jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Die Website verwendet keine Analysewerkzeuge, keine Werbe-Tags und keine Social-Media-Plug-ins.

E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Nachricht einen Vertrag betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Nachrichten, wenn die Sache erledigt ist, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

4. Daten auf Ihrem Mac

Die App speichert diese Daten nur auf Ihrem Mac, im Ordner ~/Library/Application Support/com.screenwhisper: Ihre Bildschirmaufnahmen mit Ton, Ihre Ziele und Anweisungen, die Ergebnisse, Ihren Diktatverlauf und Ihre Vokabelhinweise, Ihre Einstellungen und ein lokales Fehlerprotokoll. Das Fehlerprotokoll wird nach 30 Tagen gelöscht. Die anderen Daten bleiben, bis Sie sie löschen. Wenn Sie einen Eintrag in der App aus der Liste entfernen, bleibt die Videodatei im Ordner videos. Um die Aufnahmen vollständig zu löschen, löschen Sie die Dateien in diesem Ordner. Die App speichert Ihr Anmelde-Token im macOS-Schlüsselbund.

Diktat-Audio wird als temporäre Datei gespeichert und gelöscht, nachdem es zur Transkription gesendet wurde.

5. Server-Region

Wir betreiben zwei Server: einen in Deutschland bei der Hetzner Online GmbH (api-eu.screenwhisper.ai) und einen in den USA bei der InterServer, Inc. (api-us.screenwhisper.ai). Jeder Server hat eine eigene Datenbank. Beim ersten Start fragt die App screenwhisper.ai und Cloudflare (www.cloudflare.com/cdn-cgi/trace) nach Ihrem Land. Diese Anfragen senden Ihre IP-Adresse an unseren Website-Server und an Cloudflare. Wenn Sie in Nordamerika sind, verwendet die App den US-Server, sonst den EU-Server. Sie können die Region jederzeit in den Einstellungen ändern. Ihre Kontodaten und Nutzungsdaten werden auf dem Server Ihrer Region gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung des Dienstes) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (eine schnelle Verbindung in Ihrer Nähe).

6. Konto und Anmeldung

Sie melden sich mit Google, GitHub, Microsoft oder Apple an. Die Anmeldung läuft über Auth0, einen Dienst der Okta, Inc. Unser Auth0-Mandant liegt in der EU-Region. Wir erhalten vom Anbieter Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und eine Anmelde-ID. Wir benötigen eine bestätigte E-Mail-Adresse. Ihr Passwort erhalten wir nicht. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Anmelde-ID, ein verschlüsseltes Refresh-Token und das Erstellungsdatum. Der Server stellt ein Zugriffstoken aus, das einen Tag gültig ist.

Der von Ihnen gewählte Anmeldeanbieter verarbeitet Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung als eigener Verantwortlicher. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern die Kontodaten, bis Sie Ihr Konto löschen (siehe Abschnitt 12).

7. KI-Verarbeitung mit Google Gemini

Die App sendet Inhalte nur dann an den Server Ihrer Region, wenn Sie eine dieser Aktionen starten:

• Aufnahme verarbeiten: die Videodatei mit Tonspur, Ihr Ziel, Ihr Feedback und das vorherige Ergebnis, wenn Sie eine neue Fassung anfordern, sowie Länge und Bildrate des Videos.
• Diktat: das aufgenommene Audio, die Sprache und Ihre Vokabelhinweise.
• Transkript umschreiben: der Text des Transkripts und Ihre Anweisung.

Eine Aufnahme kann alles zeigen, was auf Ihrem Bildschirm ist, und alles enthalten, was Sie oder andere Personen sagen. Nehmen Sie keine Inhalte auf, die Sie nicht weitergeben dürfen, und beenden oder kürzen Sie die Aufnahme vor sensiblen Inhalten.

Der Server sendet die Inhalte mit einem kostenpflichtigen API-Schlüssel an die Gemini API der Google LLC (generativelanguage.googleapis.com) und gibt das Ergebnis an Ihren Mac zurück. Große Videos werden über die Gemini Files API hochgeladen. Während der Anfrage schreibt der Server das Video in eine temporäre Datei. Nach der Anfrage, ob erfolgreich oder nicht, löscht der Server die temporäre Datei und die Datei bei Google. Der Server speichert keine Aufnahmen, kein Audio, keine Prompts, keine Transkripte und keine Ergebnisse.

Nach den Gemini API Additional Terms of Service für kostenpflichtige Dienste verwendet Google Prompts, Dateien und Antworten nicht zur Verbesserung seiner Produkte. Google verarbeitet sie als unser Auftragsverarbeiter nach seinen Datenverarbeitungsbedingungen. Google protokolliert Prompts und Antworten für eine begrenzte Zeit, nur um Verstöße gegen seine Richtlinie zur unzulässigen Nutzung zu erkennen. Google kann Daten vorübergehend in jedem Land speichern, in dem Google Einrichtungen betreibt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne diese Verarbeitung können wir Ihnen kein Ergebnis liefern.

8. Guthaben und Zahlungen

Sie kaufen Prepaid-Guthaben in der App. Die Zahlung läuft über Stripe Checkout. Stripe erhebt Ihre Karten- oder anderen Zahlungsdaten, Ihre Rechnungsadresse und, wenn Sie sie eingeben, Ihre USt-IdNr. Stripe berechnet die Steuer. Wir senden Stripe Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre Nutzer-ID. Wir speichern Ihre Stripe-Kunden-ID, Ihr Guthaben, Ihre Käufe mit Betrag, Gebühr und Stripe-Zahlungs-ID, Ihre Rechnungen und Ihre Einstellungen zur automatischen Aufladung. Wenn Sie die automatische Aufladung einschalten, speichert Stripe Ihre Zahlungsmethode und wir belasten sie, wenn Ihr Guthaben unter Ihren Schwellenwert fällt. Stripe versendet die Belege.

Für Kunden im EWR ist die Stripe Payments Europe, Limited (Irland) zuständig. Stripe verarbeitet Daten auch als eigener Verantwortlicher, zum Beispiel zur Betrugsvermeidung und für gesetzliche Pflichten. Siehe die Datenschutzerklärung von Stripe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Zahlung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für steuerliche und buchhalterische Pflichten. Handels- und Steuerrecht (§ 147 AO, § 257 HGB) verpflichten uns, Buchungsbelege bis zu 10 Jahre aufzubewahren. Diese Unterlagen bleiben bei Stripe und in unserer Buchhaltung, auch wenn Sie Ihr Konto löschen.

9. Nutzungsdaten und Sicherheitsprotokolle

Für jede KI-Anfrage speichert der Server Ihre Nutzer-ID, das Modell, die Anzahl der Tokens, die Kosten, eine Anfrage-ID, den Status, die Dauer, die Dateigröße und die Uhrzeit. Diese Daten enthalten nicht den Inhalt Ihrer Anfrage. Wir verwenden sie, um Guthaben abzurechnen, Ihre Nutzung in der App anzuzeigen und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir löschen sie, wenn Sie Ihr Konto löschen.

Zur Sicherheit speichert der Server Kontoereignisse mit IP-Adresse und Angaben zu Browser oder App. Das Systemprotokoll der Server enthält die E-Mail-Adresse bei der Anmeldung und die Nutzer-ID mancher Anfragen. Systemprotokolle werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz des Dienstes und Ihres Kontos vor Missbrauch.

10. Downloads und Updates

Das Installationsprogramm und die Update-Informationen werden über Amazon CloudFront ausgeliefert, einen Dienst der Amazon Web Services, Inc. Wenn Sie die App herunterladen oder die App nach Updates sucht, erhält CloudFront Ihre IP-Adresse und die angeforderte Datei. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere und aktuelle Software).

11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

• Hetzner Online GmbH, Deutschland: EU-Server und Datenbank.
• InterServer, Inc., USA: US-Server und Datenbank, Hosting der Website.
• Cloudflare, Inc., USA: Proxy für Website und API, Länderabfrage.
• Okta, Inc. (Auth0), USA, EU-Mandant: Anmeldung.
• Google LLC, USA: Gemini API.
• Stripe Payments Europe, Limited, Irland, und Stripe, Inc., USA: Zahlungen.
• Amazon Web Services, Inc., USA: Downloads und Updates.

InterServer, Cloudflare, Okta, Google, Stripe und Amazon Web Services geben auf ihren eigenen Websites an, nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert zu sein. Übermittlungen an sie stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Google verwendet bei Bedarf zusätzlich die EU-Standardvertragsklauseln. Wenn Sie den US-Server verwenden, werden Ihre Kontodaten und Nutzungsdaten in den USA gespeichert. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie Informationen zu den Garantien für eine Übermittlung wünschen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden sie nicht für Werbung.

12. Speicherdauer und Löschung Ihres Kontos

Wir speichern Kontodaten, Guthaben, Käufe und Nutzungsdaten, solange Ihr Konto besteht. Um Ihr Konto zu löschen, schreiben Sie uns von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Wir löschen dann Ihr Konto, Ihr Guthaben, Ihre Käufe, Rechnungen, Nutzungsdaten und Kontoereignisse aus unserer Datenbank und löschen Ihren Anmeldedatensatz bei Auth0. Unterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, bleiben für die gesetzliche Frist bei Stripe und in unserer Buchhaltung. Daten auf Ihrem Mac bleiben dort, bis Sie sie löschen.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO diese Rechte:

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit einer Verarbeitung widersprechen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen.
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an info [at] helpfulbits.com. Sie können sich auch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Behörde Ihres Wohnorts oder Arbeitsplatzes. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

14. Weitere Informationen

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne Konto können Sie die KI-Funktionen nicht nutzen. Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling nach Art. 22 DSGVO. Der Dienst richtet sich an Personen ab 18 Jahren.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die App oder die Dienste ändern. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.